АДМИНИСТРАТИВНЫЙ СЕРВИС

Administrativní služby

Что мы делаем: Мы создаем приятное впечатление и привносим дружелюбность в работу секретарей и службу ресепции для Ваших клиентов и посетителей.

Преимущества:
Функция «Бэк-офис» – организация постоянного присутствия секретаря, администратора, диспетчера (замена на время отпуска или больничного)
Наши сотрудники обучены, вежливы, опрятно одеты и регулярно проходят поверку отделом качества.

Услуга секретарей ресепции (три уровня организации)

  • А стандарт – самый высокий уровень организации (секретарь приемной руководдителя)
    – Высокий уровень английского языка
    – Профессиональная работа с MS OFFICE
    – Высокий уровень общения
    – Соответствие современным уровням требования
    – Приятная внешность
    – Строгая форма одежды
  • В стандарт – Стойка регистрации, ресепция
    – Английский на уровне свободного общения
    – Профессиональная работа с MS OFFICE
    – Работа в режиме мультизадачности
    – Приятная внешность
    – Корпоративная форма одежды
  • С стандарт – Проходная предприятия, диспетчерская
    – Базовый уровень Английского языка
    – Работа с MS OFFICE на уровне пользователя
    – Корпоративная форма одежды

Почтовая служба

  • Обеспечение получения и отправки ежедневной почты
  • Любые почтовые операции
  • обеспечение внутренней курьерской доставки

Обслуживание автопарка и организация работы водителей авто

  • Контроль и отслеживание сроков технического обслуживания транспортных средств
  • Любые работы по мойке и чистке транспортных средств
  • Ремонт транспортных средств и своевременное обеспечение ГСМ
  • Замена и хранение шин
  • Своевременное прохождение тех. Осмотра
  • Страхование авто и работа со страховыми случаями
  • Оформление и контроль путевых листов
  • Обеспечение документооборота с СТО и другими сервисными службами
  • Работа с системой резервирования транспортных средств
  • оценка затрат по использованию автомобилей, управляемых отдельными подразделениями клиента

Услуги архива и хранение документов

  • Обеспечение и организация бизнес-реестра и систематизации документов, обработка документов, создание и управление электронными архивами, учет сроков хранения, уничтожение документации

Администрирование работы конференц-залов и их обеспечение

  • профессиональное обслуживание в конференц-залов (приготовление напитков и закусок, организация кофе-брейков, уборка столов)
  • Организация и управление системой бронирования (бронирование, регистрация гостей, заказ материалов конференции)
  • Поиск и предоставление необходимого оборудования (аудио-видео, проекторы, доски, флипчарты и т.д.)
  • управление запасами (заказ расходных материалов для кухонь, просчет и заказ продуктов питания, напитков)

Управление системой электронных карточных замков

  • Администрирование системы электронных замков( Контроль доступа, Разработка системы, формирование информационной отчетности)
  • Управление электронными ключами (контроль выдачи и возврата карт доступа, обеспечение разрешения на въезд, выдача карт на основе разрешения, отслеживания срока действия карт, введение и контроль штрафов за утерянные карты)

Инвенторизация и управление имуществом

  • Управление имуществом (бухгалтерский учет имущества, учет перемещения, расчет аммортизации, списание и закупка, администрирование базы данных, проведение регулярных работ по инвенторизации, маркировка и стикеровка имущества)
  • Инвентарный контроль (обеспечение персоналом для инвенторизации имущества, обечпечение мобильными терминалами сбора данных а также необходимыми программами, создание отчетности

Услуги документ-центра

  • Организация документации (печать, копирование, ламинирование, сканирование, сшивание, хранение и уничтожение документов
  • Обслуживание офисной техники (заправка тонера и бумаги, регулярное техническое обслуживание, закупка запасных частей и расходных материалов)

Услуги материального обеспечения, закупки

  • Управление закупками продуктов питания, гигиенических материалов, канцелярских принадлежностей, запасных частей, расходных материалов для туалетных комнат, хранение необходимых материалов и товаров.
  • Организация работы помещения для хранения, интеграция програмного обеспечения для управления запасами,
    Распределение запасов, гарантия полной материальной ответственности

Фотогалерея

Наши клиенты

    AHOLD
    Ball
    ČEZ
    Honeywell
    Hornbach
    JTI
    Komerční banka (CZ)

    Czech Republic,
    Société Générale group

    • FM and cleaning services for Prague and the South Bohemia region
    • OKIN already provided services for South Moravia
    • Cooperation with OKIN Facility started from 1st October 2015
    • Contract duration is set for 3 years with the option to extend the agreed terms for a further period
    • The network includes more than 150 branches
    • The total serviced area is 120 000 m²
    • OKIN’s current client Komerční banka issued a tender for a new FM & cleaning services provider due to the expiration of their old contract.
    • There were a few main reasons for OKIN‘s success in the tender:
      • Long term relationship with KB on all levels
      • Excellence in service delivery
      • OKIN’s ability to offer specially tailored solutions that exactly meet client‘s expectations in terms of organizational structure, management model, etc.
      • OKIN Facility offered the most innovative solutions compared to other participants
    • FM SERVICES:
    • Technical maintenance of buildings
    • Mandatory checks (revisions)
    • Assets supervision and technical administration
    • EH&S services
    • Other administrative support applicable to the banking sector
    • CLEANING SERVICES:
      • Exterior cleaning
      • Interior cleaning
      • Delivery and refill of sanitary material
    Mondelez (BG)
    • Two manufacturing plants – coffee and chocolate
    • 800 employees
    • 30.000 sq. m
    • Cooperation with OKIN Facility started in Feb. 2010
    • Small contract for cleaning services of the coffee plant was extended and currently we have IFM contract with an expiration date in 2017
    • Quality evaluation is assured by SLAs & KPIs
    • Mondelez had a number of suppliers for various FM services (approx. 30) + self-employed personnel
    • Too many people were allocated to managing all FM-related services
    • Over time introduction of new services (with financial benefit to the client)
    • OKIN introduced IFM scope in Mondelez factories in BG
    • Based on the IFM solution, Mondelez reduced the number of responsible people on their side
    • Technical management of buildings and equipment
    • Security Services
    • Landscaping and greenery care
    • Waste management
    • Laundry services
    • Catering services – as of Aug ‘15
    • Emergency service, mobile maintenance 24/7
    • Interior and exterior cleaning
    • Snow removal / winter service
    • Pest control
    • Occupational health and safety, fire protection
    • Internal mail service – as of Aug. ‘15
    Stop Shop (SK)

    IMMOFINANZ Services Slovensko, s.r.o.

    • Retail / Commercial parks
    • 6 Stop Shop locations
    • 31 942 sq. m of leasable area
    • 55 605 sq. m of parking area and greenery
    • Cooperation with OKIN FACILITY started on 1.1.2013
    • Contract is for 3 years with the option to extend the agreed terms for a further period
    • Quality evaluation is assured by SLA
    • No requirements for existing inventory system
    • No existing system for recording equipment and devices of individual properties
    • OKIN introduced integrated FM scope
    • OKIN provided successful consulting in the area of treatment of greenery
    • OKIN introduced PSI, Help Desk
    • Extending the number of properties after tender in 2015
    • Landscaping and greenery care
    • Technical management of buildings and equipment
    • Energy management, remote consumption monitoring
    • Waste management, environmental services
    • Occupational health and safety, fire protection
    • Interior and exterior cleaning
    • Snow removal / winter service
    • Emergency service, mobile maintenance 24/7
    • Security services including remote dispatching connection
    NIKE
    Office Depot
    Philip Morris
    Unicredit
    Leading financial institution (PL)
    • Worldwide leading company in banking segment
    • International contract through ECS and CBRE
    • Comprehensive cleaning, daily service, greenery services.
    • 4 offices in Wroclaw & 1 in Warsaw
    • Over 2000 employees
    • 35.000 sq. m
    • Cooperation with OKIN FACILITY started from 1st of January 2015
    • 55 of OKIN’s employees
    • Client was not aware of current practices of FM upmarket companies
    • Each of their 5 offices managed separately with no interactions & synergies
    • Unsatisfactory service delivery level
    • Local service provider with poor cleaning processes
    • Incorrect labor contracts avoiding statutory deductions
    • Lack of project leadership
    • Presentation of service solution applying OKIN‘s standards and merging them with required procedures
    • Deep analysis of all activities
    • Building project organization structure and communication model ensuring correct management practices
    • Project transition and process application
    • Measuring every single activity
    • Comprehensive management for all sites
    • Lowering total number of FTE enabling salaries to increase for cleaning personal
    • Motivation and productivity increase for the following services:
      • Office cleaning
      • Daily service
      • Window cleaning and deep cleaning
      • Confidential and non- confidential waste management
      • Greenery services
      • Additional technical maintenance of some devices